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So steigert ihr eure Arbeitseffizienz

von Vanessa Vodermayer

18 JULI 2019

Job & Budget

Mieses Zeitmanagement trifft bei dir auf einen Stapel Arbeit? HELP! Wir haben eine Expertin um Rat gebeten.

Die Vorbereitung auf das morgige Meeting, ein paar Mails, die gerade aufgeploppt sind und beiläufig noch zwei, drei SMS – Multitasking beim Job ist einer der verbreitetsten Gründe für ineffizientes Arbeiten. Zusätzlich tilgen eine planlose Vorgehensweise, die falsche Arbeit zur falschen Uhrzeit oder Konzentrationstiefs unsere Produktivität.

Office Management Coach Sibylle Jäger weiss, wie man die Tücken am Arbeitsplatz eliminiert. Uns hat sie ein paar ihrer nützlichen Tipps verraten.

1. Richtige Reihenfolge

Bei Arbeitsbeginn alle Aufgaben grob auflisten und dann Schwerpunkte setzen. Was soll wann erledigt werden?

Das Wichtigste dann angehen, wenn der Kopf am fittesten ist. Es empfiehlt sich diese To-Dos in einem Monoblock ohne Unterbrechung zu erledigen. Dabei bietet sich unter anderem die Pomodoro-Technik an. Hier wird in Intervallen mit kurzen Pausen gearbeitet. Unbedingt einen Timer zur Hand nehmen.

Der Ablauf für Einsteiger könnte folgendermassen aussehen: 25 Min. Arbeit - 5 Min. Pause - 25 Min. Arbeit - 5 Min. Pause - 25 Min. Arbeit und so weiter. Fortgeschrittene können sich an 45 Min Work Sessions wagen. Vor dem Loslegen immer einen Moment innehalten und sich vor Augen führen, was erledigt wird, weshalb es gemacht werden muss und wie viele Minuten aufgewendet werden.

2. E-Mails in Blöcken abarbeiten

Vermeidet es, euren virtuellen Posteingang durchgehend zu checken. Lieber Slots einplanen, in denen ihr euch ausschliesslich den Mails widmet. Beispielsweise dreimal am Tag. Geht eure Nachrichten langsam, dafür bewusst und intensiv an. Sprich: Handelt direkt nach dem Lesen. Einige Menschen neigen dazu, die gleiche Mail mehrere Male am Tag zu öffnen. Kann eine Nachricht etwa aufgrund von fehlenden Infos noch nicht beantwortet werden, solltet ihr diese wenigsten terminieren.

Löscht die erledigten Sachen oder legt sie ab. Dadurch erzeugt ihr ein gutes Gefühl und könnt euch einen klareren Überblick über Ausstehendes schaffen.

3. Nützliche Hilfsmittel

Für Papier empfiehlt Sibylle Jäger das Classei System. Das sind ultra schlanke Mäppli in passenden Behältern.

Ein Hilfsmittel für die eigene Planung oder die Zusammenarbeit mit anderen stellt das Kanban Board dar. Dieses Board ist eine erweiterte To-Do-Liste mit mehreren Spalten, die den momentanen Stand einer Aufgabe ersichtlich macht. Viele bekommen ihre Organisation mit analogen Hilfsmitteln besser hin. Wer aber ein digitales Kanban Board bevorzugt, kann auch auf die Apps Trello oder OneNote zurückgreifen.

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iStock

Alles auf einen Blick: Am Kanban Board wird visuell sichtbar gemacht, in welchem Prozess sich eine Aufgabe gerade befindet.

4. Individuelles Zeitmanagement

Erfahrungsgemäss bringt es am meisten, sich dem eigenen Körper-Rhythmus anzupassen. Zu welchen Uhrzeiten ist meine Konzentration am höchsten? Wann benötigt mein Körper Pausen? Der Zeitplan sollte unter Berücksichtigung der eigenen Ausgangslage erstellt werden. Kalkuliert zusätzlich Puffer für Unvorhergesehenes und sozialen Kontakt ein. Und denkt realistisch: Schaffe ich das alles an einem Tag?

5. Aufschieben umgehen

Für eine entspannte Produktivität helfen klare Rahmenbedingungen. Arbeiten früher als normalerweise in ganz kleinen Schritten angehen. Bei vielen löst Unbekanntes eine Aufschieberitis aus. Auch übertriebener Perfektionismus kann dazu führen, eine Aufgabe in die Länge zu ziehen oder gar nicht erst damit zu starten.

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